1. Типовая ситуация в медицинских сетях 2. Для чего учитывать и управлять информацией о медицинском оборудовании? 3. Кому это важно? И кому не важно! 4. Почему не справляются типовые ERP и ITEM системы? 5. Опыт решения задач управления медицинским оборудованием 6. Примеры решаемых задач с нулевой трудоемкостью 7. Краткие выводы
1. Обычная история Обычной ситуацией, с которой мы сталкиваемся, когда приходим в крупную медицинскую сеть не как пациенты, а как ИТ-специалисты, является отсутствие общей информации об оснащенности, состоянии и активности эксплуатации медицинской техники у руководства медицинской сети. Основные усилия предыдущих лет по развитию ИТ в медицинских организациях были направлены на внедрение Медицинских информационных систем, систем бухгалтерского учета (и все, что с ними связано), PACs и лабораторных систем. Поэтому вся активность по учету медицинского оборудования обычно сводится к бухгалтерскому учету основных средств. Спецификой управления медицинским оборудованием (активом любой медицинской сети) является то, что данных о медицинском оборудовании в разрезе бухгалтерского учета недостаточно для требуемого объема аналитической работы и принятии информированных управленческих решений. Обычно ответ на вопрос руководства: а сколько у нас рентген-аппаратов, каких и сколько из них простаивает? - замирает на первой части: а сколько вообще рентген-аппаратов? И если путем нехитрых манипуляций контекстным поиском по базе бухгалтерского учета «найти все аппараты, где в названии есть слово рентген», потом в ручном режиме с помощью MS Excel отсеять комплектующие, которые в названии также содержат искомые буквы – для одной организации посильная задача, то для сети, в которой бухгалтерский учет основных средств может вестись на отдельных серверах для каждой конкретной медицинской организации - задача превращается в многодневный процесс запроса и свода данных. Ответы на вопросы эффективности использования данного аппарата (количество исследований, виды исследований) обычно поручают искать в Медицинских системах (МИС), где учитывается количество оказанных пациенту услуг, но при этом нет информации о повторных исследованиях из-за ошибок операторов или неудачного среза. Очевидное решение – запросить данные об исследованиях в PACs системах сталкивается с проблемой идентификации оборудования. В существующих системах PACs нет поля «код в бухучете», что не позволяет автоматически объединить в один отчет данные из двух систем. В отсутствии единой специализированной системы учета медицинской техники вопрос «а сколько у нас аппаратов проведения лучевой диагностики?» вообще может остаться без точного ответа, так как бухгалтерия не знает, какие виды аппаратов относятся к данной категории.
2. Для чего нужно управлять активами В условиях большого числа предложений по медицинскому оборудованию, комплектующим и ремонту доскональный учет каждой единицы, возможно, избыточен в целом для Сети и не оправдывает вложений в сам процесс учета. Однако современная ситуация на рынке медицинского оборудования в России характеризуется продолжительными сроками поставок оборудования, отсутствием отдельных моделей из-за применяемых санкций и витиеватых логистических решениях задач оснащения новыми аппаратами. Приводимый одним из наших Заказчиков пример – сроки закупки комплектующей детали с 2 месяцев превратился в 14 – достаточно типичен для рынка в 2023-2025 годах. Дефицит вариантов решения задач оснащения требует «наведения резкости» на проблему со стороны руководства Сети. И именно в этот момент выявляется критичная нехватка оперативной информации о наличии и работоспособности парка оборудования. Кроме проблемы дефицита предложения оборудования, остро и актуально стоит вопрос наличия инженеров (внутренней службы) и/или подрядчиков, способных провести профессиональную диагностику и ремонт вышедшего из строя оборудования. От длительности простоя зависит в конечном итоге и доходность организации, и удовлетворённость услугами пациента. Особого акцента требуют задачи планирования и контроля качества проведения технического обслуживания. Сертификация инженеров или сервисных компаний, проводимая производителями медицинской техники, и раньше приводила к монополизации рынка данных услуг, а в условиях санкций и кадрового дефицита ставит медицинские организации в критическую зависимость от исполнителя. Определять, какие задачи по техническому обслуживанию можно отдать собственной сервисной службе, а какие требуют привлечения сторонних исполнителей – всегда непростая задача, требующая владения максимально качественной информации у лица, принимающего решения. Отслеживание исполнения гарантийных обязательств при поставках нового оборудования с брендами, до сих пор не зарекомендовавших себя на российском рынке как надежных поставщиков, и сроков истечения таких обязательств - также становится трудоемкой задачей.
3. Кому это важно? Обычно владельцем процесса* в медицинской сети является Заместитель руководителя, ответственный за материальное обеспечение, у которого в подчинении находится инженерная служба (служба эксплуатации) и отдел закупок Сети. Именно этим подразделениям для принятия ежедневных управленческих решений больше всего нужна информация из реестра оборудования, статусные отчеты о простоях и данные о потребности в закупках комплектующих. Если в систему учета активов встроены процессы обработки инцидентов внутренними службами и внешними исполнителями, то в круг заинтересованных в появлении Системы лиц включаются инженеры и сотрудники, контролирующие качество исполнения внешних договоров обслуживания. Важно помнить, что оснащенность работоспособной медицинской техникой является условием для получения/продления лицензионной деятельности медицинской организации. Также регламентированы законодательством и периоды проведения технического обслуживания сертифицированными специалистами.
Кому это не важно? Ключевой ошибкой учета, с которой мы сталкиваемся уже не первый раз на проектах внедрения Системы является решение – поручить задачи учета медицинской техники подразделениям бухгалтерского учета. Во-первых – для задач, связанных с бухгалтерским учетом дополнительные характеристики медицинского оборудования в принципе не нужны. Самым сложным показателем учета для бухгалтера является «плановый срок эксплуатации», поэтому без лишних вопросов для крупной техники «ставим 10 лет», для мелкой «ставим 3 года», для самых мелких аппаратов – «списываем сразу». Задача «учесть комплектующие в составе одной единицы ОС или ввести разные карточки» решается бухгалтерией (долго искал синоним к слову «рандомно») – наугад! При всем уважении к бухгалтерским службам и сложности выполняемых ими задач – управленческий учет медицинской техники НЕ ДОЛЖЕН вестись бухгалтерией. Бухгалтерский учет регулируется законодательно, поэтому учет медицинской техники как основных средств ведется бухгалтерией, но сильно отличается по составу сведений от учета активов медицинских организаций. ------- * человеком, максимально заинтересованным в наличии достоверной и оперативной информации
4. Почему не справляются типовые ERP и ITEM системы ? Без существенных доработок типовые коробочные ERP системы и системы диспетчеризации класса ITEM не способны решать задачи учета медицинского оборудования просто потому, что не предназначены для выполнения данных функций. Достаточно показать логику классификации медицинской техники по видам и моделям, и разработчики указанных систем устанавливают длительные сроки реализации доработок и заявляют их стоимость, в разы превышающую стоимость годовых лицензий коробочного продукта. Как в условиях доработанной конфигурации поддерживать обновления, требуемые для бухгалтерского и налогового учета – знает любой опытный бухгалтер. ITEM системы могут решать упрощенные задачи по заявкам на техническое обслуживание и ремонты, но они обычно используют единую базу реестра оборудования для привязки заявки, а ведение учета в двух и более системах (склад, бухгалтерия, ITEM) требует синхронизации всех справочников и объектов учета. Кроме того, спецификой обслуживания медицинского оборудования являются установленные регламентные требования, которые сложно реализовать в типовых конфигурациях коробочных продуктов.
5. Специализированное решение Требования к функционалу Системы управления парком медицинского оборудования выстраивался на основании более чем 10 летнего опыта решения задач по учету медицинского оборудования, ведению его классификации и сбору потребности по материальному оснащению в самой крупной региональной сети медицинских организаций России (более 700 тысяч единиц оборудования, классификатор моделей содержит более 90 тысяч актуализированных записей). В Системе должны выделяться ключевые модули стартового комплекса: - ведение реестра медицинского оборудования; - ведение классификатора медицинского оборудования; - регистрация и учет исполнения инцидентов; - мобильные рабочие места инженеров; - интеграции с типовыми бухгалтерскими системами. И модули, реализуемые для конкретного пользователя, исходя их требований, определяемых на стадиях предпроектного обследования, и разработки технического проекта: - модули интеграции с внутренней системой управления пользователями; - модули интеграции с системами Pacs; - безбумажный документооборот с поставщиками и сервисными компаниями; - интеграции с системами складского учета и др. Такая функциональная архитектура позволит Заказчикам обеспечить поэтапность внедрения, снизить риски на начальных стадиях проекта и затраты на получение рабочего инструмента, реализующего базовый функционал Системы.
Ключевой особенностью реализации проекта внедрения должен является авторский надзор за проектом со стороны архитекторов Системы, что позволяет в диалоге с функциональным заказчиком избежать ошибок, используя накопленный многолетний опыт работы команды в данной предметной области. Принципиальной позицией является требование по централизованному ведению классификатора моделей медицинского оборудования силами выделенных методологов, что обеспечивает отсутствие дублирующих позиций в классификаторе и качество данных в Системе (в том числе для предоставления данных в Федеральный регистр медицинских организаций Минздрава – ФРМО).
6. Примеры решаемых задач с нулевой трудоемкостью Результаты внедрения специализированной системы управления парком медицинского оборудования в крупных медицинских сетях позволят с нулевыми трудозатратами решать следующие типовые задачи: - выполнить запросы по различным выборкам перечня оборудования для принятия управленческих решений по оснащенности; - оценить количество проведенных на каждой единице оборудования исследований; - подготовить спецификацию оборудования для Приложений по сервисным контрактам; - оценить качество работы сервисной организации и/или конкретного инженера; - отследить в режиме онлайн-мониторинга аппаратные сбои и возможность оперативного ремонта медицинского оборудования; - оценить качество конкретной модели для выбора поставщика в следующей закупке; - обеспечить выгрузку данных о наличии медицинского оборудования в Федеральный регистр медицинских организаций (ФРМО).
7. Краткие выводы 1. Учет медицинского оборудования (активов медицинских сетей) отдельная методологическая и организационная задача, требующая внимания руководства головного офиса. Эту задачу неэффективно решать с помощью систем бухгалтерского учета. 2. В медицинских сетях существует ряд трудоемких задач, решение которых упрощается путем внедрения специализированной системы управления медицинской техникой. От наличия качественных данных по оснащенности и текущему состоянию техники зависит эффективность принятия решений по ее эксплуатации и реализация существующих инвестиционных программ. 3. Типовые конфигурации существующих в России ERP и ITEM систем не приспособлены для управления медицинской техникой в сетях. Дорабатывать – долго и дорого, сопровождать доработанное – по критериям конечной стоимости продукта приравнивается к индивидуальной разработке. 4. Для решения задачи управления медицинской техникой эффективнее использовать специализированные системы управления медицинским оборудованием. Кузьменчук Сергей Владимирович, ООО "ФОРТИС ТЕХНОЛОГИИ"
Сообщение отредактировал Fortis-it - Среда, 05.Фев.2025, 10:31
Тот факт, что Вы "влезли" на Форум не в соответствующий его тематический раздел, свидетельствует о логической недостаточности Ваших представлениях о структурировании и систематизации информации, в данном случае, связанной с медицинской техникой - МТ (в представлении работников Минздрава РФ, директивно навязываемом ими всем нелогичном понятии - медицинские изделия (МИ) ... и больше никак ...).
Надо ли полагать, что эта Ваша тема - Ваш рекламный продукт? ...
Ну да ладно ... к теме и изложенной в ней информации, что странного замечено.
ЦитатаFortis-it ()
... управлять информацией о медицинском оборудовании?
Информацию собирают, накапливают, обрабатывают (сортируют, классифицируют, структурируют), хранят, передают, распространяют, ею делятся, её продают ... У Вас почему-то управляют - что есть и руль ... и тормоза ...?!
ЦитатаFortis-it ()
... задач управления медицинским оборудованием
Весьма странное "управление", но об этом см. ниже.
Ну, наверное всё-таки "- ведение реестра медицинского оборудования в соответствии с классификатором медицинского оборудования;" - надеюсь, Вы знаете про то, что сначала - "курица или яйцо" ...
"учёт исполнения инцидентов" - а зачем исполнять инциденты-то? В медорганизациях их и так достаточно, чтобы ещё что-то исполнять ... Наверное Вы имели всё-таки ввиду фиксацию результатов их устранения?... (терминология и термины - их ясное, понятное и уместное озвучивание/написание очень важно ).
ЦитатаFortis-it ()
Такая функциональная архитектура позволит Заказчикам обеспечить поэтапность внедрения, снизить риски на начальных стадиях проекта и затраты на получение рабочего инструмента, реализующего базовый функционал Системы.
А что ваша организация каждый раз всё заново разрабатывает? Или всё-таки (честнее) продаёт и внедряет нужную заказчику часть вашей уже разработанной Системы? ...
ЦитатаFortis-it ()
Принципиальной позицией является требование по централизованному ведению классификатора моделей медицинского оборудования силами выделенных методологов
А зачем каждой медицинской (и не только) организации свой классификатор МТ (МИ), когда есть общегосударственный? ... Или у вас здесь опять что-то коммерчески заложено? ... Может всё-таки специальные сотрудники, которые вносят в Систему информацию ... , а не все кто с Системой уполномочен работать? ...
ЦитатаFortis-it ()
сервисным контрактам; ... качество работы сервисной организации
Если Вы утверждаете, что у вас всё логически сделано на основе классификации и систематизации, то посмотрите на Форуме в подразделе "Организация деятельности медтехников" ( см. по ссылке-адресу - https://www.medteh.info/forum/19 ) его "Информационного раздела" тему: "Виды организации предупредительного обслуживания медтехники, осуществляемого техническими специалистами". Откройте и прочтите все имеющиеся в ней ссылки ... Надеюсь, у Вас в некоторых представлениях после что-то изменится ...(хотя работники от Минздрава от этих понятий и тонкостей очень и очень далеки ... Отсюда у них и организующие "грехи" в медицине РФ ... ) ...
ЦитатаFortis-it ()
не приспособлены для управления медицинской техникой ... задачи управления медицинской техникой ... системы управления медицинским оборудованием.
Согласитесь, что медицинская техника: - либо монтируется и затем производится её пуско-наладка; - либо эксплуатируется медперсоналом в соответствии с её предназначением; - либо эксплуатирующим персоналом производится требуемый ей эксплуатационный уход и эксплуатационное обслуживание; - либо штатным или привлечённым сторонним техническим персоналом проводится системное периодическое и вне системное текущее профилактически-предупредительное техническое обслуживание; - либо последними же выполняются требуемые системные плановые регламентные работы технического обслуживания; - либо ими же ей выполняются плановые и текущие неплановые ремонты разной технологической и интеллектуальной сложности; - либо перемонтируется или демонтируется; - либо хранится должным образом; - либо после выработки её технического ресурса - её "списывают" ... ... и ну никак ею НЕ УПРАВЛЯЮТ !!! А организуют и производят выше изложенные действия в составе необходимых мероприятий по поддержанию медтехники в технически исправном и безопасно работоспособном состоянии.
Ну, а про "качество" и про "управление" им см. в приведённых выше темах Форума ... В частности по ссылке-адресу - https://www.medteh.info/forum/19-19701-256114-16-1676830420 ... и в приведённых там ссылках, а лучше прочтите всю тему с её ссылками ... Мы ещё с социализма всё пытаемся управлять качеством и никак не можем его добиться методами его "управления" ... потому что его обеспечивают качественной деятельностью. Нужна не «система управления качеством», а система обеспечения качества деятельности по созданию продукта (результатов) этой деятельности … А это возможно только изменением в качественно лучшую сторону Уровня профессионального (и личного) БАЗИСА МЫШЛЕНИЯ участвующих в деятельности ... Сейчас же этот БАЗИС и его Уровень (о нём см. в с.90 по ссылке-адресу - https://www.medteh.info/forum/90-18877-248647-16-1623783802 , с фразы: "О "ВОДЕ" ), к сожалению, наоборот примитивизируется, отличаясь легкомыслием, поверхностностью и неопределённой громоздкостью ... (см. на результаты организационно-управленческих и технологических деятельностей в целом в стране относительно технологически передовых стран, например Китая, достигнувшего выдающихся результатов в своём развитии всего за 40 лет).
ЦитатаFortis-it ()
сложным показателем учета для бухгалтера является «плановый срок эксплуатации»,
Fortis-it, сразу прошу Вас, полностью не ознакомившись со всей указанной мной информацией, а на это Вам понадобится достаточно времени, не отвечайте мне с горяча ...
Сообщение отредактировал МВР - Четверг, 06.Фев.2025, 15:31